EnglishWussten Sie, dass öffentliche Auftraggeber in Deutschland ab Ende November 2020 nur noch elektronische Rechnungen im vorgegebenen Format akzeptieren werden?
Damit sind öffentliche Einrichtungen Privatunternehmen voraus, wo die Rechnungslegung noch sehr vielfältig ist. Elektronische Rechnungen sind hier meist PDF-Dokumente, deren Weiterverarbeitung elektronisch nicht gewährleistet ist. Auch Papierrechnungen werden noch akzeptiert.
Rechnungen an die öffentliche Verwaltung
Die E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV) bietet Lieferanten Vorteile wie effizientere Rechnungslegung und schnellere Begleichung, weil Papier und Beförderung entfallen. Der Zugang erfolgt über die Zentrale Rechnungseingangsplattform ZRE (Link: https://xrechnung.bund.de/prod/authenticate.do).
Voraussetzung ist die Erstellung von XRechnungen im strukturierten elektronischen Format nach dem europäischen CEN-Datenmodell.
Wann stellen Sie um?
Lange herrschte Unklarheit, welches Format sich durchsetzen würde. Da XRechnungen IT-seitig von diversen ERP-Systemen unterstützt werden, fällt die Entscheidung leichter.
Auch wenn Sie (noch) nicht öffentliche Auftraggeber zu Ihren Kunden zählen, sollten Sie nicht generell auf XRechnungen umsteigen? Prüfen Sie Ihr ERP-System, ob XRechnungen erzeugt und verarbeitet werden können.
Beachten Sie dabei die GoBD[1] in der Neufassung vom 28.11.2019 zur Verfahrensdokumentation der Verarbeitung und Aufbewahrung.
Die Vorteile für die gesamte Lieferkette liegen auf der Hand. Die Bearbeitung im Remote-Modus (zu Zeiten der Corona-Krise) ist möglich.
Bei Kapazitätsengpässen unterstütze ich Sie gern bei der Umgestaltung des Geschäftsprozesses, Anpassung Ihres Systems und der Anleitung Ihrer Mitarbeiter.
Immer an Ihrer Seite – https://cfo-consult.de.
[1] Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, s. https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2019-11-28-GoBD.pdf?__blob=publicationFile&v=12